La gestione dei flussi documentali in azienda: le soluzioni innovative

I software per la gestione documentale sono molto utili, perché ormai fanno parte di quella rivoluzione tecnologica a cui le aziende non possono più sottrarsi. Si tratta in particolare di temi legati alla trasformazione digitale che si pone come un punto di svolta nella società attuale. Per questo oggi molte imprese scelgono di dotarsi di sistemi di gestione in modo da avere a disposizione delle funzionalità base, ma anche strumenti integrati e specializzazioni in particolari aree e funzionalità. Cerchiamo di capirne di più in questo senso.

Quali sono le funzioni base dei sistemi di gestione aziendale

Anche se vogliamo affidarci a delle funzionalità base, non possiamo fare a meno di prendere in considerazione strumenti di grande qualità, come quelli offerti da https://www.regystrum.com/, che ormai ha una grande esperienza per quanto riguarda la gestione, la conservazione, la protocollazione e l’archiviazione dei documenti digitali anche a livello aziendale.

Sicuramente, quindi, non possono mancare delle funzioni di base, come quelle dell’archiviazione e della ricerca dei documenti. Si tratta di aspetti che possono sembrare scontati, ma effettivamente non lo sono. Infatti la gestione dei flussi documentali rappresenta un punto fondamentale di tutta la gestione delle aziende.

A livello tradizionale si procedeva con la registrazione di un numero di protocollo e con l’assegnazione nel numero stesso, poi si andava avanti con la classificazione e la fascicolazione dei documenti, per passare alla conservazione.

Naturalmente stiamo parlando di tecniche tradizionali che venivano messe in atto soltanto su documenti cartacei. Invece oggi, con gli strumenti offerti dalla tecnologia, si può pensare ad una conservazione digitale. A livello pratico tutti i documenti aziendali vengono conservati in formato digitale per assicurarne l’integrità, la leggibilità e la facile reperibilità.

Infatti non dobbiamo dimenticare che un documento informatico può essere reso autentico e certificato anche grazie alla firma digitale e viene conservato integro nel corso del tempo attraverso l’attribuzione di un codice identificativo.

Quali sono i vantaggi della conservazione digitale dei documenti

La gestione e in particolare la conservazione digitale dei documenti aziendali possono portare a diversi vantaggi. Infatti le aziende possono avere il beneficio di non investire molto nelle risorse che riguardano l’amministrazione e la gestione cartacea dei documenti.

L’esperienza dell’utente viene standardizzata e si può contare inoltre su un aggiornamento costante che riguarda le singole esigenze. C’è oggi chi utilizza anche servizi in cloud per l’archiviazione dei documenti. Anche questo è un vantaggio importante se si pensa in termini di scalabilità. Infatti non si deve dimenticare che utilizzare servizi in cloud dà la possibilità di aumentare via via l’accesso alle risorse in base alle esigenze aziendali.

La scalabilità riguarda anche la necessità di estendere il sistema in base a più utenti che si trovano su territori diversi o per ciò che concerne il numero stesso delle organizzazioni.

Le piattaforme moderne che attualmente vengono integrate nei sistemi di gestione dei documenti aziendali sono molto performanti, perché sono in grado di sostenere anche carichi elevati, sia per quanto riguarda la quantità di documenti gestiti sia per ciò che concerne il numero di utenti connessi contemporaneamente.

Non occorre tra l’altro avere delle competenze informatiche specifiche, visto che si tratta di strumenti molto intuitivi e facili da usare, di cui tutti possono fruire all’interno dell’organizzazione aziendale. Favoriscono la collaborazione e possono essere fruiti anche attraverso dispositivi differenti, come per esempio quelli mobili, come smartphone e tablet.

Tutto questo può affermarsi e può verificarsi soltanto partendo da una gestione importante dell’azienda che implica anche un cambiamento di prospettiva che riguarda non soltanto un comparto, ovvero quello amministrativo, ma che coinvolge tutti i settori. Soltanto in questo modo si può contare sul lavoro di squadra che contribuisce alla crescita e allo sviluppo del business.